Google Workspaceについて About Google Workspace

  • 千葉大学は、Google社の教育機関向けサービスであるGoogle Workspaceを教育に利用しています。

  • 利用目的は、教育に限ります。

  • 履修登録や証明書発行等のシステム、学生ポータルに掲載された一部のページやコンテンツには、Google Workspaceのアカウントが必要です。

  • Google Workspaceのサービスに関する障害情報は、以下のリンクを確認してください。
    Google Workspaceステータス ダッシュボード

Chiba University uses Google Workspace, a service for educational institutions of Google Inc., for education.
The purpose is limited to education.
・Google Workspace account is required to use some systems s
uch as course registration and certificate issuance, and to access some pages and contents on the Chiba University Student Portal.
・For information about the status of a Google Workspace service
, refer to the following link.
 
Google Workspace Status Dashboard

アカウントの種類 Types of accounts

千葉大学で利用できる、Google Workspaceのアカウントは、身分(学生、教職員などの別)により種類が異なります。

  • 学生:千葉大学に在籍する学生用(正規生・非正規生)のアカウント

  • 教員:千葉大学に在籍する教員用(非常勤講師含む)のアカウント

  • 職員:千葉大学に在籍する事務職員用(非常勤職員含む)のアカウント

  • Visitor:千葉大学に在籍しない学外者用の一時アカウント

それぞれの種類のアカウントで利用できるGoogleアプリは以下の表を参照してください。

The types of Google Workspace accounts that can be used at Chiba University differ depending on the enrollment status (students, faculty, staff, etc.).

・Student : Account for students (regular and non-degree students) enrolled at Chiba University
・Faculty : Account for faculty members (including part-time lecturers) enrolled at Chiba University
・Staff : Accounts for clerical staffs (including part-time staffs) enrolled at Chiba University
・Visitor : Temporary account for the outsiders not enrolled at Chiba University

アカウント種別

アカウント利用申請 Account usage application

<千葉大学の学生・非正規生(研究生、特別聴講生など学生証番号を持つ者を含む)>

  • 2021年4月以降入学者は、申請する必要はありません入学した学部・大学院の学務係から入学時に配布されます

  • 2021年4月より前に入学した正規学生には、アカウントとパスワードが学務係から通知されています。

  • 内部進学者・転部転科者は、内部進学・転部転科する前に使用していたGoogle Workspaceのアカウントを引き続き利用できます。
    メールアドレスのローカルパート(@の前)は、新年度開始当初に、大学が新学生証番号に書き換えますパスワードは変更ありません
    具体的な書き換え時期等については学部・研究科のガイダンス等で周知されます。

<千葉大学に在籍する教員・非常勤講師(いずれも職員番号を持つ者)>

  • 新規採用者で、Google Workspaceのアカウントが必要な場合は、各学部・大学院の学務係または総務係までご相談ください。
    利用目的は、教育に限ります。

<千葉大学に在籍する事務職員(職員番号を持つ者)>

  • 各学部・研究科の学務担当者および学務係以外の部署から学務係に異動になった事務職員については、スマートオフィスよりお知らせしている所定のフォームより発行申請をお願いいたします。

  • 学務担当者以外の事務職員は、利用目的を教育利用に限りアカウントを発行することができます。スマートオフィスまでご相談ください。

<千葉大学に在籍しない者>

  • 申請した期間中のみ使用可能なGoogle Workspaceのアカウントを、本学在籍の教職員の管理のもと、申請した期間中のみ利用可能です。
    利用目的は、教育に限ります。
    利用を希望する場合は、管理者となる教職員がスマートオフィスに相談してください。

<Chiba University students/non-degree students (including research students, special audit students, etc. holding student ID number)>
Students, enrolled after April 2021, do not need to apply. Your account will be distributed at the time of admission from the academic affairs section of the faculty/graduate school you are enrolled in.
・Regular students enrolled before April 2021 will be notified by the Academic Affairs Section of their account and password.
・Internal students/transfer students can continue their previous Google Workspace accounts they were using before proceeding to internal schools/transfer schools.
The local part of your email address (before @) will be rewritten by the university to your new student ID number at the beginning of the new academic year. The password will remain the same. The specific period of rewriting will be announced during the guidance of the faculty/graduate school.

<Faculty members and part-time lecturers enrolled at Chiba University(anyone possessing faculty number)>
New employees, who need a Google Workspace account, should contact the Academic Affairs Section or General Affairs Section of each faculty/graduate school.
 
The purpose of use is limited to education.

<Clerical staffs enrolled at Chiba University(personnel possessing faculty number)>
Administrative staff transferred from a department other than the Academic Affairs Section, to the academic affairs section as well as Academic Affairs staff of each faculty/graduate school should be issuing an account from the prescribed form notified by the Smart Office.
・Administrative staff other than academic staff can issue an account only for educational purposes. Contact the Smart Office.

<Personnel not enrolled at Chiba University>
A Google Workspace account that can be used only during the period of application can be used only during the period of application under the control of faculty members enrolled at the university.
The purpose of use is limited to education.
If you need to use it, the faculty member who will be the administrator should consult with the Smart Office.

アカウントへのログイン方法 Sign in to the account

Google Workspaceにログインする方法/Sign in to Google Workspace

初回ログインから2週間以内に必ず2段階認証の設定を行ってください。設定しなかった場合、アカウントはロックされ、ログインできなくなります。
 
Please set up 2-step verification within 2 weeks of your first login, or your account will be locked and you will not be able to log in.

パスワードを忘れた場合の再発行方法 Reissue if you forget your password

<利用者が自分でパスワードを再発行する場合>

<パスワードの初期化を依頼する場合>

  • 上記を設定していない状態でGoogle Workspaceのパスワードを忘れた場合は、以下のリンクのパスワード初期化申請フォームから、初期化を申請してください。
    パスワードの再発行作業は平日の業務時間に職員が行うため、作業には数日かかります
    パスワード初期化申請フォーム

<When the user reissues the password on his own>

<When requesting for password initialization>

  • If you forget your Google Workspace password without performing the setting mentioned above, then apply for password initialization using the password initialization application form linked below.
    As the password reissue task is performed by the staff during business hours on weekdays, the reissue can take several days.
    Password Initialization Application Form

卒業・修了、退職による離籍後のアカウントの有効期間
Validity period of the account after graduation/completion or retirement

  • 卒業・修了、退職などにより千葉大学から離籍して90日を経過するとアカウントは停止され、ログイン等一切の利用ができなくなります
    If 90 days have passed since you left Chiba University due to graduation, completion, retirement, etc., your account will be suspended and you will not be able to sign in at all.

  • データやメールのバックアップは、利用者が離籍後90日以内に行ってください
    操作方法は、下記を参照してください。
    千葉大学のGoogle Workspaceのデータ移行方法

  • 教職員で離籍後300日以内に再度在籍することが決まっている場合等で、継続利用を希望する場合は、各学部・大学院の学務係または総務係までご相談ください。

  • Back up data and emails within 90 days after the user leaves the university. Refer to the following link for the operation method.
    Migrate data from Google Workspace at Chiba University

  • Faculty members, who have decided to re-enroll within 300 days after leaving the school and wish to continue using the account, should contact the Academic Affairs Section or General Affairs Section of each faculty/graduate school.

ユーザー名の変更について About changing the username

結婚等により、氏名が変わった場合は、申し出によりGoogle Workspaceの表示名を変更することができます。詳しい手続きは以下を参照してください。

<学生>

  • 氏名変更したい場合は、千葉大学学則に定められた範囲で氏名変更を行うことが可能です。氏名変更を希望する場合は、各学部・研究科の学務係窓口までご相談ください。

<教員>

  • 旧姓使用等の場合
    人事給与システムにおける氏名を変更すると、Google Workspaceのユーザー名も自動的に変更されます。

  • 通称使用の場合
    原則として人事給与システムに登録された氏名が、Google Workspaceのユーザー名として登録されます。シラバス等への表記を目的として、ユーザー名の変更を希望する場合は、所定の手続きにより変更することが可能です。各学部・研究科の学務担当者にご相談ください。

<事務職員>

  • 旧姓使用等の場合
    人事給与システムにおける氏名を変更すると、Google Workspaceのユーザー名も自動的に変更されます。

If your name/surname changes due to marriage, etc., you can request to change the display name of your Google Workspace. Please refer to the following for the detailed procedure.

For students

  • If you want to change your name, you can change your name within the range stipulated in the Chiba University Academic Regulations. If you wish to change your name, please contact the Academic Affairs Section of each faculty/graduate school.

For faculty members

  • When using a maiden name, etc.
    If you change your name in the personnel payroll system, your Google Workspace username will change automatically.

  • When using a common name
    Generally, the name registered in the personnel payroll system will be registered as the user name of Google Workspace. If you wish to change your username for the purpose of notation on the  syllabus, etc., you can change it by following the prescribed procedure. Please consult with the academic affairs staff of each faculty/graduate school.

For clerical staffs

  • When using a maiden name, etc.
    If you change your name in the personnel payroll system, your Google Workspace username will change automatically.

アカウント情報は大切にしてください

千葉大学では皆さんの利便性のために様々なシステムなどでアカウント情報を一元管理しています。 もしこの情報が漏れてしまうと,すべてのシステムを不正利用されてしまう可能性があります。 これは皆さん自身が被害を被るだけでなく,皆さんを騙って他の人にも不利益を与えることもありえます。 パスワードなどは,どんなに信用している人であっても教えるようなことはしないでください。 システム管理者や教員,親族であってもです。 管理者がパスワードを聞くようなことはありえません。 またIDが分からなくなったなどで管理者に問い合わせる際も, パスワードを知らせてはいけません。 危険な上に意味もありません。

公的なシステム以外にアカウント情報を入力しない

大学のアカウントはとても大切なものです。 ですので,パスワードなどを入力する際にはそれが大学の公式のシステムであることを確認してください。 もっとも簡単な方法は,URLのサーバ情報を見ることです。 千葉大学の公式なシステムでは,このサーバ名が必ず chiba-u.jp もしくは chiba-u.ac.jp で終わっているはずです。 これ以外のシステムには絶対に千葉大学のアカウント情報を入力しないようにしてください。

アカウントは使いまわさない

パスワードをいくつも覚えるのが面倒だからと,様々なシステムで同じアカウントやパスワードを使いまわす人がいます。 これはとても危険な行為です。 1つのシステムから情報が漏れてしまうと,すべてのシステムを不正に利用されてしまうことになります。 最近は,複数のアカウントを管理するためのツールも多数存在します。 これらを使うのも1つの方法ですが,その際にも,そのツールが信用できるものであるか十分吟味してください。

安易なパスワードを使わない

大量のパスワードを使うようになると,安易なパスワードを使う人も出てきます。 攻撃者はよく調べていて,多くの人が良く使うパスワードは すぐにばれてしまいます。 誕生日などを含める人がいますが,最近はSNSなどで様々な情報が入手できますから, これらの情報はすでにばれていると思ったほうがよいです。 アカウント管理ツールには,強いパスワードを生成する機能もありますので,それを利用することも検討してください。

システムは常に最新の状態にしておく

パソコンなどは脆弱性(攻撃者が攻撃に使うバグなど)が見つかると,その部分を修正してシステムの更新として提供しています。 これを適用していないと,攻撃者から見ればドアにカギがかかっていないのと同じ状態です。 これではいくらパスワードなどを守っていても意味がありません。 これはソフトウェアも同様です。 システムやソフトウェアの更新は 常に適用するように心がけましょう。

ウイルス対策ソフトを有効活用する

最近のパソコンでは,ウイルス対策ソフトウェアが最初から導入されているものもあります。 これらは,一般には,最初は完全な機能で動作するのですが, しばらくたつと契約してお金を払わないと十分な機能を果たせなくなってしまいます。 最新のウイルスに対策するにはウイルス対策ソフトウェアも 最新の状態にしなければならないのです。 有料のものを更新せずに使うならば,無料のウイルス対策ソフトウェアもあります。 Windows10の場合には,Microsoftが無料で提供しているDefenderを使うこともできます。 自分自身を守る方法を考えてみてください。

他者のアカウント情報の取得を試みない

自分のものでないアカウント情報を推測してサービスの利用を試みる行為は違法行為です。 自分は,ちょっといたずらでやってみただけでも,その影響は甚大です。 アカウントの取り消しさえ考えられます。 アカウントが使えないと学内の情報システムは全く利用できなくなってしまうため,授業の履修も困難になります。 他者のアカウントを推測するような行為は厳に慎んでください。

ネットワークの世界は性善説より性悪説

世の中には残念ながら悪いことを考える人がいます。 たとえそれがほんの少しだったとしても,世界中を見るとかなりの人数になります。 さらに,ネットワークの世界では一瞬で世界中どこにでも行けてしまいます。 そのため,普通の人が攻撃者と出会ってしまう機会もものすごく多いのです。 残念な話ではありますが,ネットワークの世界には攻撃者があふれていると思って行動してください。

Google Workspaceに関するお問い合わせ Inquiries about Google Workspace

※2段階認証設定に関するお問い合わせは「2段階認証等のセキュリティ強化対策」ページ内に専用フォームを用意していますので、ご確認ください。

<学生>こちらのフォームから行ってください。
    回答は、「
メディア授業/千葉大学のGoogleアカウントに関する問い合わせ回答」に掲載します。(内容に応じ、個別回答)

<教職員>スマートオフィスのメールにお問い合わせください。

※お問い合わせの内容は匿名化のうえ統計的に処理し当オフィスの業務改善のために使用します。また、調査・研究等に使用する場合があります。調査・研究等への使用を希望しない場合は、お申し出により除外いたしますのでお知らせください。


※If you wish to inquire about setting up 2-step verification, please use this form.

<For students> Please use this form for inquiry.
 Answers will be posted in "
Online Class/Answers to Inquiries about Google Accounts at Chiba University". (Individual answer according to the content)

<For faculty members and staff> Please contact the Smart Office by email.

*The content of inquiries will be statistically processed anonymously and used to improve the business operations of our office. We may also use it for surveys and research. If you do not wish to use it for survey or research, please let us know as your inquiry will be excluded.