アカウントやデータの管理等、離籍前に注意するべき点を必ず確認してください。
Please check the points to be noted before leaving the university, such as account and data management.
離籍してから90日を経過するとアカウントは停止され、ログイン等一切の利用ができなくなります。
データやメールのバックアップは、利用者が離籍後90日以内に行ってください。
●内部進学者・転部転科者は、内部進学・転部転科する前に使用していたGoogle Workspaceのアカウントを引き続き利用できます。
メールアドレスのローカルパート（＠の前）は、新年度開始当初に、大学が新学生証番号に書き換えます。パスワードは変更ありません。
具体的な書き換え時期等については学部・研究科のガイダンス等で周知されます。
●引き続き在籍し、アカウント利用を希望される場合は、新しい身分でのGoogleWorkspaceアカウントが配布されますので、そちらをご利用ください。
After 90 days have passed since you left your account, your account will be suspended, and you will not be able to sign in or use anything. Please back up your data and email within 90 days after leaving the organization.
● Internal students and transfer students from other institutions can continue to use the Google Workspace account that they had used before the advancement of internal school and the transfer. The local part of your email address (before @) will be rewritten by the university to your new student ID number at the beginning of the new academic year. The password will not change. The specific period of rewriting of the local part will be announced through the guidance of each faculty/graduate school.
● If you continue your enrollment and wish to use your account, a Google Workspace account with a new status will be distributed, so please use that.
離籍してから一定期間経過するとアカウントは削除されますので、以下の点に注意してください。
●マイドライブ上で自身がオーナーとして作成、保持しているフォルダやファイルは、アカウント削除と同時にマイドライブ上からも削除され、他のユーザーからはまったくアクセスできなくなります。
また、他のユーザーと共有している「共有アイテム」に作成したものも、アカウント削除時に削除される仕様となっています（マイドライブ上では、ドキュメントの作成者＝オーナーとなります）。必要なファイル等は、離籍前に必ず他のユーザーにオーナー権限を譲渡してください。
なお、仕様上、フォルダのオーナー権限を譲渡しても、内部のファイルは元のオーナーが所有したままになりますので、ご注意ください。
【ファイルのオーナーを他のユーザーにする】
https://support.google.com/drive/answer/2494892?sjid=5766553863073227714-AP
※マイドライブは、ファイルの共有や共同作業が可能ですが、ファイルのオーナーが離籍した場合にアクセスできなくなるリスクがあります。
一方、共有ドライブは、ファイルの所有権が個人ではなくなるため、ファイルのオーナーが離籍をした場合でもファイルにアクセス可能です。
上記の仕様の違いを考慮し、適切にファイルを管理してください。
なお、本学では、学生は共有ドライブを作成できない設定になっておりますので、ドライブを作成する必要がある場合は、教職員が作成してください。
【共有ドライブとは】
https://support.google.com/a/users/answer/7212025?hl=ja&ref_topic=12369809&sjid=10878055693894860454-NC
【共有ドライブでできること】
https://support.google.com/a/users/answer/9310351?sjid=10878055693894860454-NC
【共有ドライブのファイルへのアクセスの仕組み】
https://support.google.com/a/users/answer/12380484?hl=ja&ref_topic=12369809&sjid=10878055693894860454-NC
●（教員向け）自身がオーナーになっている Google Classroom のクラスは、引き続き他のユーザーが利用できますが、オーナー権限を譲渡しない限り、機能が制限されます。
離籍後も、他の教員が引き続き同クラスを使用する場合は、離籍前に必ず別のユーザーにオーナー権限を譲渡してください。
【クラスのオーナー権限を譲渡する】
https://support.google.com/edu/classroom/answer/7449476?sjid=5766553863073227714-AP
Please note the following as accounts will be deleted after a certain period after you leave.
● Folders and files you create and own on My Drive will be deleted when your account is deleted and will no longer be accessible to other users.
"Also, items created in 'Shared Items' shared with other users will be deleted when the account is deleted." (On My Drive, the document's creator is the owner.)
Please transfer ownership of necessary files to other users before leaving the university.
Due to system specifications, even if you transfer folder ownership, the files within the folder will remain owned by the original owner.
【Make someone else the owner of your file】
https://support.google.com/drive/answer/2494892?sjid=4663927579206296818-AP&hl=en
＊My Drive allows for file sharing and collaboration, but there is a risk of losing access if the file owner leaves.
On the other hand, with Shared Drives, file ownership is not personal, so you can access the files even if the owner leaves the university.
Please manage your files appropriately, considering the differences in the above specifications.
Students are not authorized to create shared drives at Chiba University. If you need to create a drive, please ask a faculty or staff member to do so.
【What are shared drives?】
https://support.google.com/a/users/answer/7212025?hl=en&ref_topic=12369809&sjid=10878055693894860454-NC
【What you can do with shared drives】
https://support.google.com/a/users/answer/9310351?sjid=10878055693894860454-NC&hl=en
【How file access works in shared drives】
https://support.google.com/a/users/answer/12380484?hl=en&ref_topic=12369809&sjid=10878055693894860454-NC
●(For faculty members) If you own a Google Classroom class, it can still be used by other users, but its features will be limited unless you transfer the ownership to another user.
If other faculty members wish to continue to use the class after you leave, please transfer ownership to another user before you leave.
【Transfer ownership of a class】
https://support.google.com/edu/classroom/answer/7449476?sjid=5766553863073227714-AP
Googleデータエクスポートを使って、千葉大学のGmailやGoogleドライブ等のデータをダウンロードする方法を紹介します。
We will show you how to download your data of your Chiba University Gmail and Google Drive etc. with the "Google Takeout".
Googleデータエクスポートを利用してメールやドライブデータ等のバックアップを取得する方法.pdf別のカレンダー アプリケーションや Google アカウントから Google カレンダーに予定を転送できます。
You can transfer appointments to Google Calendar from another calendar application or your Google account.
ダウンロード - パソコンにドライブ内のファイルをダウンロードして、そのファイルを新しい Google Workspace アカウントのドライブに移動できます。
共有 - 新しいアカウントのユーザーと個別にファイルを共有できます。
編集権限とコピー権限がある場合は、[共有アイテム] フォルダにあるドライブ ファイルをコピーして移行することができます。
Download-- You can download files in the drive to your computer and move them to the drive in your new Google Workspace account.
Sharing-- You can share files individually with users in your new account.
If you have edit and copy permissions, you can copy and migrate the drive files to the “Shared with me” folder.
